Mobile Capture ist leicht zu integrieren

Mobile Capture… Wow! Eigentlich ist jede Person, der ich die Funktionalitäten von Mobile Capture mal gezeigt habe, sehr beeindruckt. Ich nehme einfach mein Smartphone und starte eine der vielen Apps um Dokument zu „scannen“. Das Ergebnis ist immer erstaunlich gut, so dass man eine OCR-Komponete ohne große Zweifel nutzen kann.

Es gibt viele Apps mit denen man Dokumente fotografieren und an Folgeprozesse weiterleiten kann. Mein Favorit ist derzeit Scanbot. Die Ergebnisse die hier erzielt werden, sind wirklich sehr gut und eignen sich für eine automatisierte Weiterverarbeitung. Mit Hilfe solcher kleinen Apps ist eine Integration von mobiler Dokumentenerfassung tatsächlich sehr einfach.

Nutzen Sie bestehende Kanäle

Fast alle unserer Kunden nutzen die Erfassungsplattformen nicht nur für das reine Scannen. Es werden auch E-Mails und PDFs aus Portalen verarbeitet. Dazu wurden Import-Kanäle integriert, die es ermöglichen E-Mail Postfächer oder Ordner im Dateisystem zu überwachen. Die dort befindlichen Informationen werden an die bestehenden Prozesse weitergeleitet. Es ist also naheliegend diese auch für Anbindung von Smartphones zu nutzen. Das heißt weder der Prozess der Verbreitung noch der des Importvorgangs müssen angepasst werden. Alles was es bedarf, um Mobile Capture zu integrieren, ist eine vernünftige App.

Einfacher als Scannen

Einige Belege lassen sich durch abfotografieren nicht nur deutlich schneller in den Prozess bewegen, sondern auch noch einfacher. Haben Sie mal versucht die Quittungen des öffentlichen Nahverkehrs oder von Parkhäusern mit einem Dokumentenscanner zu digitalisieren? Ja, es geht. Aber das Ganz endet oft in Papierstaus oder langwieriger Arbeit, da diese kleinen Zettel nicht stapelbasiert mit gescannt werden können. Warum nicht also einfach sofort ein Bild davon machen und den Prozess starten?

Wir nutzen diese Möglichkeiten schon länger für die Posteingangsverarbeitung. Jeder Mitarbeiter ist mit einer entsprechenden App ausgestattet und fotografiert die Beleg der Reisekosten an Ort und Stelle. Diese werden dann einfach an ein zentrales E-Mail-Postfach gesendet, welches sowie überwacht wird.

 

Mobile Capture mit Scanbot

Aufnahme eines Fahrscheins mit Scanbot auf dem iPhone

 

Ergebnis des Mobile Capture Inputs

Ergebnis in Kofax Capture

Das ist nur ein sehr einfacher Prozess und eine simple Möglichkeit der Integration. Aber es hilft uns unseren Prozess für den Posteingang zu beschleunigen.

Es geht auch deutlich Komplexer

In unseren Präsentationen von Erfassung- und Extraktionsplattformen, zeigen wir immer diese Möglichkeit. Wir versuchen herauszustellen wie mächtig diese Technologie ist.

Fotografierte Eingangsrechnung (Mobile Capture)

Fotografierte Eingangsrechnung

 

Ergebnisse der Extraktion mit den Kofax Transformation Modules für Mobile Capture

Ergebnisse der Extraktion mit den Kofax Transformation Modules

Das Ergebnis der Erkennung ist beindruckend. Ich bin jedes mal fasziniert, wie gut die Extraktion ist. Es werden nahezu alle Felder automatisch erkannt, mit einem Regelwerk welches entwickelt wurden ist, um die Scans von Rechnungen zu verbreiten. Wir haben keine speziellen Änderungen für Mobile Capture vornehmen müssen. Alles was nötig ist, ist einen Eingangskanal anzubieten.

Mobile Capture – das braucht doch keiner!

Ich höre oft in Gesprächen, dass das sicher ein tolle Technologie ist aber eigentlich ist das nicht notwendig. Sicher ist es möglich die Belege auf althergebrachte Weise zu digitalisieren aber vor allem im Bereich der Verarbeitung von Reisekosten entstehen durch Mobile Capture Vorteile. Als Unternehmen welches Dokumente und Informationen mit Endkunden austauscht, sollte dringend über die Einführung solcher Lösungen nachgedacht werden. Es gibt keinen einfacheren Weg mit Kunden im Austausch zu bleiben.

Ein Blick auf die Möglichkeit lohnt sich in jedem Fall.

 

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