DIE AUSGANGSSITUATION
Die L.O.S. Dienstleistungsgesellschaft – das Akronym für Logik. Organisation. Systeme. – ist für ein Ablagesystem bekannt, das sich an den Bedürfnissen von klein- und mittelständischen Unternehmen und besonders an landwirtschaftlichen Betrieben orientiert. „Mit dem Einsatz unseres Dokumentationssystems ist jede Kontrolle auf dem Hof, jeder Cross-Compliance-Check ein erfolgreiches Treffen für Prüfer und Landwirt“, sagt Geschäftsführer Henning Meyer.
Die L.O.S. Ablagelogik umfasst einen Aktenplan mit allen wesentlichen Begriffen und Übersichtsschablonen. Dieser Aktenplan, erhältlich in Form einer App und analog in Papierform, ist eine benutzerfreundliche Orientierung innerhalb des Ablagesystems. Anhand der (farblichen) Kategorisierung des Systems in vier Oberthemen werden Unterlagen stets treffsicher abgelegt. Entsprechend erhöht sich die Auffindbarkeit.
Im Zuge der wachsenden Digitalisierung strebte L.O.S. nach einer Erweiterung seines Portfolios hin zu dem Angebot einer digitalen Dokumentenablage neben der analogen Archivierung. Für diese strategische Expansion wurde gemeinsam mit ic-solution der zukünftige Geschäftszweig skizziert und kontinuierlich die heute im Einsatz befindliche Lösung erarbeitet.
Damit landwirtschaftliche und andere gewerbliche Betriebe jeglicher Größenordnung das System einfach und günstig nutzen, bietet der Archivierungs- und Ablagespezialist die Lösung als Service im Abonnementmodell an.
DIE HERAUSFORDERUNG
Dem Aufbau des digitalen Portfolios liegen vier wesentliche Anforderungen vor, die sich zum einen aus dem Wunsch nach Fortschritt seitens L.O.S. und zum anderen aus Anforderungen aus Kundenprojekten herauskristallisiert haben:
„Die eigentliche Herausforderung bestand darin, eine Lösung zu schaffen, die über die interne Infrastruktur von L.O.S. hinaus einen Roll-Out ermöglicht, ohne technische Kenntnisse bei den L.O.S. Kunden einzufordern. Gerade das Thema der benutzerfreundlichen Verwaltbarkeit stand dabei im Zentrum des Interesses: Der Administrationsaufwand sollte im Idealfall gegen Null gehen und es musste es egal sein, ob er Dokumente zentral, dezentral oder über mobile Devices erfasst werden“, bestätigt Alexander Bechtner, Vice President bei ic-solution.
DAS AUSWAHLVERFAHREN
Zur Realisierung des digitalen Geschäftszweigs wurden diverse Lösungsansätze des Input Managements, Enterprise Content Management (ECM) und automatischen Klassifikations- und Extraktionslösungen begutachtet.
„Nach etlichen Gesprächen mit Anbietern und besonders mit ic-solution habe ich das beste Paket aus technischer, administrativer, individuell anpassungsfähiger, verlässlicher Lösung ohne Zweifel bei ic-solution gefunden“, so Henning Meyer.
Gerade auch der Aspekt der Zukunftssicherheit war ein tragender, denn schon heute plant L.O.S. signifikante Weiterentwicklungen in den Bereichen Klassifikation, Extraktion und Integration. Als notwendige Basis dafür stellte sich die Zusammenführung im Bereich Verarbeitung und ECM-Integration als die beste Lösung heraus.
UMSETZUNG
Auf Basis der eigenen Transaktionplattform SPICE entwickelte ic-solution eine Gesamtlösung, die – zentral über Webclients administriert – sowohl den zentralen High-Volume Scan-Prozess des ibml Scanlösung per WebScanclient abbildet als auch dezentrale Scanner und Multifunktionsgeräte integriert.
Nach der Festlegung der Anforderungen und Auswahl der Lösungskomponenten in einem gemeinsamen Workshop wurde ein Pilotsystem aufgebaut, welches unter Produktionslastbedingungen auf „Herz und Nieren“ getestet wurde. Bereits in der Pilotphase wurde das Projekt um weitere Bestandteile erweitert. Danach erfolgte zeitnah der Rollout auf die Kunden der L.O.S.
Eine Besonderheit der Lösung ist, dass die dezentralen Netzwerkscanner für die Kunden von L.O.S. vollkommen administrationsfrei innerhalb der lokalen Netzwerkstruktur der Kunden betrieben werden können.
Für die Digitalisierung der täglichen Arbeitsprozesse scannen die Anwender ihre neuen Dokumente und erfassen eingehende Mails, L.O.S. legt sie elektronisch ab und überführt sie durch die Verarbeitung ins ECM. Die Anwender finden ihre Dokumente jederzeit im digitalen Archiv wieder. Ganz besonders effizient ist dieses ECM, da individuelle Zugänge für die Dienstleister der jeweiligen Kunden (Steuerberater, Berater, Prüfer, etc.) gelegt werden können. Somit existiert ein Datenpool für L.O.S. Kunden und der Kunde bestimmt, wer darauf Zugriff erhält.
In einer weiteren Ausbaustufe ist zudem die Einbindung von mobilen Geräten wie Tablets und Smartphones integriert. Hierbei wird die bestehende Konfiguration „einfach“ nur auf den neuen Eingangskanal übertragen.
„L.O.S wird seinen Kunden die Möglichkeit geben, jederzeit und von jedem Ort aus die Dokumente abzulegen und auf sie zuzugreifen. Um sie dabei zu entlasten, erweitert L.O.S. seine Arbeitsprozesse um die zentrale Erfassung und Verschlagwortung der Bestandsarchive sowie die neu hinzukommenden dezentralen Dokumente der Kunden“, erläutert Henning Meyer.
In Zukunft werden auf Basis der standardisierten Struktur des L.O.S. Systems viele entlastende Möglichkeiten entstehen, wie z.B. automatisch generierte Analysen, Auswertungen, Ausfüllen von Antragsformularen. Dies wird die Tätigkeit und den Aufwand für das reine Büromanagement drastisch reduzieren und den Unternehmern eine Informationsbasis bieten, die zu wesentlich besseren Entscheidungen führt.
IN DER PRAXIS
L.O.S. nutzt die Lösung als wesentlichen Teil ihres Dienstleistungsportfolios zu den Kunden. Hierfür wurde der bestehende Unternehmensbereich ausgebaut, der sowohl die zentrale Scan-Leistung als auch die Verschlagwortung neuer, vom Kunden dezentral erfasster Dokumente übernimmt und die fertige ECM-Lösung bietet.
Die Lösung von ic-solution zeichnet sich in dieser Konstellation verantwortlich für:
Henning Meyer beurteilt: „Wir als Verarbeiter sind begeistert von der Umsetzung und Verlässlichkeit des Projektes. Die Einfachheit in der zentralen sowie dezentralen Verarbeitung und die Schnittstelle zum ECM sind sehr gut und schnell umgesetzt worden. Unsere Kunden sind begeistert von der so deutlich zeitsparenden Lösung mit dem angebundenen Scanner und der bei L.O.S. im Hintergrund laufenden Verarbeitung. Die dadurch schnelle Arbeit im ECM auf Basis einer Volltextsuche rundet es zu 100% ab.“
KUNDENNUTZEN
Vor der Einführung der Digitalisierungslösung beherrschte manuelles Sortieren und Ablegen der Dokumente in über 700 Dokumentenklassen nach der L.O.S. Methode den Tagesablauf. Dies erfordert die Arbeit mit Schlagwortverzeichnissen und tiefgehende Kenntnisse über die Zuordnung zu den Dokumentenklassen – sowohl intern bei L.O.S. selbst als auch extern bei ihren Kunden.
Der Nutzen durch Einführung der Lösung lässt sich sowohl intern als auch extern konstatieren. L.O.S.-intern erfolgte eine Aufteilung der Arbeitsschritte in mehrere, skalierbare Teile. Diese Aufteilung spart nicht nur Platz, sondern ermöglicht auch eine Zuweisung der Arbeitsschritte an Mitarbeiter ihrem jeweiligen Erfahrungslevel entsprechend.
Auch die Auswirkungen auf die Unternehmensstruktur sind durchaus positiv, bemerkt Henning Meyer: „Unsere Zielgruppen haben sich wesentlich erweitert. Die digitale Lösung hat innerhalb kürzester Zeit Nachfrage erzeugt, die für mehrere Monate voraus eine Vollauslastung in unserem Hause gebracht hat. Unser Support im Bereich der Dokumentenverwaltung ist durch die Gesamtlösung auf ein Minimum geschrumpft. Dieses insgesamt selbsterklärende System sorgt für eine absolute Top-Kundenzufriedenheit und ein planbares Lizenzgeschäft. Zudem können wir bei jedem Akquisegespräch eine individuelle Lösung für unsere Kunden skizzieren.“
Die erhöhte Auftragslage resultiert auch in höherem Umsatz. Ermöglicht wird dies vor allem durch die Zeiteinsparungen: Digital lassen sich bis zu 50 % mehr Kunden verarbeiten als bisher im analogen Szenario. Dies ermöglicht L.O.S. auch eine Zielgruppenerweiterung im Bereich der Landwirtschaft und auch anderer gewerblicher Kunden.
Zu dem steigenden Umsatz kommen zusätzlich Einsparungsmöglichkeiten hinzu: Durch die Ablösung der analogen Archive durch die digitale Lösung sinkt der physische Platzbedarf. Henning Meyer: „Die Einsparungen durch die Verringerung der Büromietfläche allein beläuft sich auf 25.000€ pro Jahr.“
Auch die Personalpolitik bei L.O.S. reagiert auf die veränderte Geschäftsstrategie: Die Arbeitseinteilung erfährt neue Flexibilität durch die Einführung zusätzlicher Tätigkeiten. Zudem entstehen neue Aufgabenbereiche für die Mitarbeiter. Dementsprechend steigt in der Belegschaft die Motivation, Arbeitsplatzsicherheit und es entstehen ganz neue Entwicklungsmöglichkeiten. Seit der Einführung des Systems kann L.O.S. die Auslastung im Unternehmen wesentlich flexibler gestalten. Henning Meyer gibt einen Ausblick auf seine angestrebte Unternehmensführung: „Zudem wurden wir flexibler in der Gestaltung der Arbeitszeiten, weil wir die Validierung auch vom Home-Office aus über Webclients vornehmen können.“ Henning Meyer stellt zudem in Aussicht: „Wir werden jetzt auch die Ausbildung im Beruf „Kaufmann Büromanagement“ anbieten, denn die digitale Lösung ist gerade für junge Arbeitnehmer besonders attraktiv.“
Zusammengefasst führte die Einführung des online-basierten ECMs zu folgenden Hauptvorteilen:
AUSBLICK
Der Aufbau dieses neuen Geschäftsbereichs eröffnet der L.O.S. neue strategische Expansionsmöglichkeiten. Das Unternehmen strebt folgende Ziele an:
