Kofax Transformation Modul

Kostensenkung mit Kofax Touchless Processing™

Durch den Verzicht auf manuelle Klassifizierung, Trennung und Datenextraktion von Dokumenten können die Betriebskosten nachhaltig gesenkt werden – je höher der Grad an Touchless Processing, desto geringer die Kosten. Mit KTM wird die Verarbeitung sämtlicher Dokumenttypen weitgehend automatisiert.

Erhöhte Geschwindigkeit

Manuelle Dokumentenklassifizierung und -trennung sowie Datenextraktion sind zeitaufwendig, ermüdend und eine Vergeudung der Arbeitszeit von Wissensarbeitern. Durch die Automatisierung dieser Prozesse ermöglicht es KTM den Wissensarbeitern, sich auf wertschöpfende Aufgaben wie Kundenservice oder Beantwortung von Anfragen zu konzentrieren. Außerdem erhöht sich dadurch die Verarbeitungsgeschwindigkeit.

Mehr Verarbeitungskapazität

Die Beseitigung des Bedarfs an manueller Klassifikation, Trennung und Extraktion ermöglicht Unternehmen, die Anzahl der Transaktionen pro Tag zu erhöhen, ohne das Personal aufzustocken. Mit zunehmendem Touchless Processing erhöht sich auch die Produktivität. KTM erhöht bei der Verarbeitung sämtlicher Dokumenttypen die Benutzerproduktivität.

Höhere Datenqualität

Manuelle Dokumentenklassifizierung und -trennung sowie Datenextraktion sind fehleranfällig. Die durchschnittliche Genauigkeitsrate manueller Tätigkeit liegt bei 95 %. Durch die Automatisierung dieser Prozesse und das Einstellen der Technologien auf die Dokumente eines Kunden kann KTM die Qualität extrahierter Daten gegenüber manueller Eingabe steigern (normalerweise auf eine Fehlerquote unter 5 %) und wahrt gleichzeitig einen hohen Automatisierungsgrad. Darüber hinaus gewährleistet die leistungsfähige Datenvalidierung von KTM, dass extrahierte Informationen korrekt in die Verarbeitung gelangen. Im Vergleich zu manuellen Methoden ergeben sich daraus weniger Ausnahmen und weniger Kundenanfragen.

Bessere Compliance

KTM bietet einen kontrollierten IT-basierten Rahmen für das Sammeln sensibler Kundendaten, sobald diese eingehen, und ihre Weiterleitung in ein sicheres Repository. Die leistungsfähige Datenvalidierung gewährleistet korrekte Daten und die genaue Dokumentenklassifikation eine verlässliche Anwendung der Richtlinien zur Datenspeicherung und Sicherheit.

Kürzere Antwortzeiten

KTM kann ein Dokument innerhalb von Sekunden klassifizieren, trennen und extrahieren und es kann außerhalb der normalen Geschäftszeiten ausgeführt werden.Infolgedessen können Dokumente schneller verarbeitet werden als mit manuellen Methoden und benötigen weniger Zeit pro Transaktion, was den Benutzern ebenso wie den Kunden zugutekommt.

Höhere Datensicherheit

Die automatische Dokumentenverarbeitung reduziert die Notwendigkeit des manuellen Umgangs mit vertraulichen Daten und erhöht so die Sicherheit. Da Dokumente gleich beim Scannen klassifiziert und zur automatischen Weiterleitung an ein Workflow-System übergeben werden, entfällt bei KTM die Notwendigkeit für Poststellenmitarbeiter, Dokumente bei Empfang zu lesen, um sie der richtigen Abteilung zuzuleiten. Dadurch wird das Risiko eines öffentlichen Bekanntwerdens vertraulicher Informationen gesenkt. Nach der Extraktion können sensible Daten identifiziert und ausschließlich an ausgewählte Personen weitergeleitet werden. Der Schutz vertraulicher Kundendaten bleibt dadurch gewährleistet, was das Kundenvertrauen erhöht und die verbindliche Einhaltung gesetzlicher Vorschriften verbessert.

Verbessertes Prozess-Auditing

Manuelle Prozesse sind grundsätzlich schwer zu überprüfen. Bei der automatischen Dokumentenverarbeitung kann jeder Schritt kontrolliert, überwacht und protokolliert werden. Gesetzliche Vorschriften lassen sich dadurch leichter einhalten und Engpässe schneller identifizieren.

Ein Produkt für sämtliche Dokumenttypen

KTM ist derzeit das umfassendste und flexibelste Angebot zur Dokumentenklassifikation und Datenextraktion am Markt. Strukturierte, halbstrukturierte und unstrukturierte Dokumente einschließlich druck- und handschriftlicher Formulare, Rechnungen, Schecks, Verträge, Korrespondenz und jedes anderen Dokumenttyps können auf einer einheitlichen Plattform verarbeitet werden. Auch ältere Dokumente können verarbeitet werden, sodass teures und zeitaufwendiges Redesign von Formularen vermieden werden kann. Altbestände können effizient erfasst werden.

Niedrigere Gesamtkosten (TCO)

KTM verfügt über leistungsfähige Learn-by-Example-Technologien zur Klassifizierung, Trennung und Extraktion, die schneller und billiger konfiguriert werden können als herkömmliche regelbasierte Methoden. Während der Verarbeitung der Dokumente im Produktivbetrieb kann das System mithilfe von Online-Learning auf spezifische Charakteristika von Problemdokumenten „geschult“ werden, sodass diese in Zukunft automatisch verarbeitet werden können, wodurch der ROI erhöht und die Gesamtkosten gesenkt werden, da keinerlei IT-Fähigkeiten erforderlich sind.

Ergonomische Eingabe und Datenvalidierung

In einer modernen Erkennungsumgebung ist eine einfach bedienbare und effiziente Datenvalidierung von vitaler Bedeutung für die Produktivität – ein unzureichendes Validierungsdesign kann die Vorteile automatischer Klassifizierung und Extraktion zunichtemachen. Die Eingabeanwendungen von KTM sind hochgradig anpassbar, sowohl beim Design durch eine benutzerfreundliche Drag-and-Drop-Oberfläche als auch zur Laufzeit durch extensive Verwendung von Skriptereignissen. Bildschirmnavigation und Bildbearbeitung sind zur Laufzeit logisch und leicht bedienbar. Separate Benutzeroberflächen zur Überprüfung der Dokumentenklassifikation, für zeichenweise Korrekturen und für die Datenvalidierung werden auf jeder Ebene auf maximale Effizienz eingerichtet.

Reduzierte Schulungskosten

Bildschirmlayout und Verhalten der Benutzeroberfläche der Eingabeanwendungen von KTM sind sehr flexibel an die Kundenwünsche anpassbar. Sie können sogar herkömmlichen Systemen angepasst werden. Dadurch werden die Schulungskosten gesenkt und die Akzeptanz neuer Systeme beschleunigt.

Umfangreiches Berichtswesen / leistungsfähige Auditing-Optionen

Bei der Verarbeitung der Dokumente sammelt KTM detaillierte Informationen zu Erkennungsraten und erstellt Statistiken nach Feld, Dokumenttypen und dem Durchschnitt auswählbarer Zeiträume. So können Benutzer die Systemperformance überwachen und werden über eventuelle Probleme schnell benachrichtigt.

Nutzung von Kofax Capture

Kofax Transformation Modules ist nahtlos in Kofax Capture integriert. Dadurch erhalten Sie Zugriff auf eine breite Palette an Dokumentenscannern und Backend-Speicherlösungen. Darüber hinaus genießen Sie die Vorteile von verteilter und mobiler Erfassung, hoher Verfügbarkeit und Enterprise-Funktionen. Hochentwickelte Erkennungsfunktionen können zu jeder Kofax Capture-Installation hinzugefügt werden, ohne die bestehende Infrastruktur zu beeinträchtigen.

 

Quelle: http://www.kofax.de/software/transformation/benefits.php